Comment réussir un kick-off meeting pour lancer un projet dans les meilleures conditions ?

Introduction

Un "kick off meeting" est une réunion initiale qui marque le début d'un projet ou d'une phase importante dans un projet. L'objectif principal de cette réunion est de clarifier les objectifs, définir les rôles et responsabilités des membres de l'équipe, discuter du plan du projet, et s'assurer que tout le monde a une compréhension commune des attentes et de la direction du projet. C'est aussi une occasion pour l'équipe de se rencontrer, de renforcer la collaboration et de créer un sentiment d'unité autour du projet.

Animer un kick-off

Le kick-off doit être vu comme un moment clé dans la relation client : on lance le projet mais surtout, on explique au client comment va se dérouler la mission. C’est le moment de cadrer le projet : clarifier son périmètre si besoin, définir le planning exact et réunir tous les éléments de contexte qui n’auraient pas déjà été récupérés lors des échanges commerciaux.

En amont du projet, les designers staffés sur la mission lisent le brief et préparent leurs questions pour les clients. Ils réalisent également une présentation qui servira de fil conducteur à cet échange et dont le contenu est explicité ci-après.

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Tour de table

Chacun se présente rapidement en précisant son nom, son poste, éventuellement son expérience si c’est pertinent et son rôle dans cette mission (”J’interviendrai en tant qu’UI designer, mon travail consistera à proposer une identité graphique et l’appliquer sur les écrans pour vous livrer les maquettes finales.”).

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Rappel du contexte projet

On pose le contexte de cette mission, même s’il n’est pas nécessaire d’y passer trop de temps (a priori tout le monde sait pourquoi cette réunion a lieu). On précise surtout les objectifs principaux de la mission.

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Présenter l’équipe‍

Cette étape est surtout importante s’il manque des personnes de l’équipe projet, cela permet de bien faire comprendre aux clients qui interviendra à quel moment dans le projet. Cela permet aussi de valoriser les profils qui travailleront sur le projet et leurs spécialités.

💡Vous allez parler de la répartition UX/UI, chose qui n’est pas toujours claire pour les clients. Certains n’oseront pas vous interrompre pour avoir des précisions. Pensez bien à vous arrêter de temps à autre pour demander si tout paraît clair sur cette distinction et sur les termes utilisés (nous avons notre jargon, il faut parfois l’expliciter). Vous pouvez aussi ajouter dans la présentation des exemples visuels de rendus pour illustrer ces termes et concepts (”Voici à quoi ressemble un wireframe”).

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Les livrables

C'est un point très important à clarifier, le livrable c’est ce que le client achète. Il faut donc préciser ce qui sera fourni en fin de prestation et sous quelle forme (ex : comment sera réalisé et fourni le UI Kit ?), autrement il peut y avoir des déceptions en fin de projet ou des incompréhensions qui amèneront le client à penser que l'équipe n’a pas réalisé la prestation correctement.

💡Souvent les livrables sont déjà bien précisés dans les documents commerciaux (devis, appel d’offre, cahier des charges). Si c’est le cas, vous pouvez reprendre directement cette liste. En effet, l'agence est engagée contractuellement à fournir ces éléments. N’hésitez donc pas à consulter l’équipe commerciale s’il y a des doutes sur ce sujet.

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Planning

Le planning sera préparé en amont et il est important de l’amener en kick-off comme une proposition. Côté client, il y a souvent des échéances ou des contraintes spécifiques, le kick-off est le moment de voir quels ajustements il faut appliquer au planning. Il ne faut pas oublier non plus de préciser les soucis de disponibilité, les vacances, les moments pendant lesquels le projet sera en pause. C’est un sujet qui peut amener des tensions (99% des clients veulent un projet livré le plus vite possible), mais si on en parle tôt, on peut facilement désamorcer ces tensions. Avant de montrer le planning au client, il est préférable de le montrer à l’équipe qui travaillera dessus pour éviter toute mauvaise surprise (congés non pris en compte, délais trop courts, enchaînement des tâches problématiques, etc.).

💡Notion propose une fonctionnalité de Timeline qui vous permet de créer un planning. Si cela vous fait gagner du temps, vous pouvez réaliser un planning directement dans la fiche projet.

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La visibilité sur le suivi du projet‍

L’objectif ici est de rassurer le client. On lui explique comment va se dérouler la collaboration, comment il sera possible de suivre notre avancement. On peut rentrer plus ou moins dans le détail sur Figma, selon le niveau de connaissance du client sur cet outil (l’objectif est de présenter Figma et ses avantages pour suivre un projet en direct, mais pas d’en faire la promotion isolée non plus). Il est surtout important de parler de la fonction Commentaires dans Figma, qui leur permettra de mettre des feedbacks contextuels à tout moment.

💡Certains clients utilisent d’autres systèmes de messagerie que Slack, ou n’ont pas envie d’apprendre à utiliser un nouvel outil pour travailler avec nous. Il faut bien leur préciser que l’usage de Slack est une proposition pour faciliter nos échanges, mais que s’ils préfèrent en rester à des échanges par mail, l’équipe s’adaptera.

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Les prochaines étapes

On liste concrètement ce qu’il va se passer après cette réunion.  C’est notamment le moment de préciser ce qui est attendu de la part du client (des accès à donner, des ressources à fournir, etc.) et de bloquer un créneau pour le prochain point ensemble.

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Conclusion

En conclusion, la réussite d'un kick-off meeting est un élément clé dans le lancement d'un projet. De la définition des objectifs de projet à la clarification des livrables, en passant par une communication efficace et une planification stratégique, chaque étape contribue à la mise en place d'une base solide pour commencer le travail dans les meilleures conditions.

Il est essentiel de se rappeler que le kick-off est plus qu'une simple réunion : c'est l'occasion de bâtir des relations clients durables et de mettre en place un environnement de travail collaboratif et productif. La clé du succès réside dans une préparation minutieuse, une communication claire et une collaboration étroite entre toutes les parties prenantes.